Você vai ler sobre:
- Por que OKRs?
- Como posso implementar OKR na minha empresa?
- Qual período que devo utilizar para revisão dos OKRs?
- Como devo acompanhar os OKRs?
- Posso mudar um OKR no meio do caminho?
OKR é um acrônimo para Objective and Key Results. Esta metodologia foi criada por Andy Groove na década de 1990 quando ele trabalhava na Intel, mas foi no final da mesma década, em 1999, que este conhecimento veio a público com John Doerr após a metodologia ser adotada pelo Google e fazendo parte central da sua cultura de gerenciamento até hoje. Ao longo do tempo outras gigantes no ramo da tecnologia passaram a adotar esta forma de planejamento estratégico e desde então OKR tem sido sinônimo de planejamento estratégico ágil e vem sendo amplamente adotado por muitas empresas que desejam transitar de um modelo de gestão mais tradicional para um mais ágil dado o seu grande poder transformador.
Por que OKRs?
Uma das maiores dificuldades nas empresas é garantir que todas as áreas e pessoas trabalhem colaborativamente em torno de um único objetivo. É comum observarmos áreas que se orientam em objetivos específicos que não necessariamente agregam para um objetivo maior, e isso traz consequências não só para o resultado final, mas problemas de relacionamento com outras áreas, problemas de priorização, motivação, dentre outros.
A implementação dos OKRs em uma estrutura possibilita que todas as pessoas trabalhem de forma colaborativa no planejamento estratégico da empresa. Ao proporcionar esta colaboração no direcionamento da empresa, além do principal benefício que é garantir que toda a empresa esteja apontando para o mesmo norte, aumenta a responsabilidade, o engajamento e a motivação de todos os envolvidos ao saberem exatamente como estão contribuindo para o resultado da organização como um todo.
Business Agility
Agile é um conceito que transcende os limites de equipes que rodam seus frameworks e métodos ágeis. Por se tratar de uma maneira de pensar (mindset), ela deve permear toda a organização para que um negócio possa ser considerado ágil ou seja, Agile Business. Podemos identificar se um negócio é ágil de várias maneiras, mas para focarmos no tema OKR, vamos destacar três aspectos: adaptabilidade, transparência e colaboração. Vamos refletir um pouco sobre cada um destes pontos.
Adaptabilidade diz respeito à capacidade de lidar com as mudanças, adequar a estratégia e continuar indo em direção ao objetivo estabelecido. Um dos valores do Manifesto Ágil diz que devemos responder às mudanças mais do que seguir um plano. A partir do momento em que apenas o Objetivo e os Resultados-Chave são definidos, as ações a serem tomadas para atingir os objetivos serão estabelecidas conforme a realidade que a equipe, área ou empresa se encontram, porque o que é verificado com os OKRs não são as ações em si, mas os resultados-chave que foram estabelecidos no início do ciclo de planejamento, ficando as equipes, áreas ou empresa totalmente livre para adequar as suas ações conforme o contexto em que se encontram, visto que o mais importante não é ação em si, mas o resultado que se deseja alcançar.
Transparência é um outro benefício obtido na implementação dos OKRs na empresa, porque o que antes ficava apenas restrito ao corpo executivo e de gestores (como o antigo planejamento estratégico), os objetivos estratégicos são compartilhados com toda a empresa, bem como os objetivos táticos estabelecidos pelas áreas e equipes. Há uma colaboração entre todas as partes para que juntos possam definir o que os ajudarão a chegar no objetivo da empresa como um todo, não apenas nos objetivos específicos da área A ou B.
Colaboração vem como consequência uma vez que as pessoas ao se comprometerem com o conjunto de OKRs estabelecidos dentro de um ciclo de planejamento, as ações são criadas pensando no todo, não mais em parte. Ou seja, tudo o que é pensado na estrutura da empresa não é focado apenas em uma área ou equipe, porque sabe-se que o objetivo estratégico só é atingido quando todos os OKRs derivados forem cumpridos.
Como posso implementar OKR na minha empresa?
Para começar, é importante você saber exatamente para onde quer levar o seu negócio. A partir daí, é importante você definir um ou mais Objetivos que sejam sucintos, desafiadores e envolvente. Algo como, “Elevar a empresa para um novo patamar em 2020”. A partir daí, é importante saber o que significa “um novo patamar”. Como podemos verificar se chegamos lá?
São os Key Results (KR) o nosso direcionador que dirá se estamos chegando perto ou não. Os KRs, são indicadores que precisam ser quantitativos e mensuráveis. No nosso exemplo, podemos pensar que crescer para um novo patamar seria aumentar a receita líquida em 30% até o final do ano e aumentar a margem de contribuição em 20%. Ao final do período, ao medirmos estes indicadores, saberemos se chegamos ou não a um novo patamar.
Quando a liderança estratégica da empresa estabelece os objetivos estratégicos ou globais, como o exemplo mencionado, cabe às áreas da empresa saberem o que elas podem fazer para contribuir para que os objetivos estratégicos sejam atingidos. Dessa forma cada área e/ou equipe definirá seu conjunto de OKRs derivados dos OKRs Globais que poderão ser acompanhados no nível tático.
Exemplo:
OKR Global (Estratégico)
- OKR 1: Elevar a empresa para um novo patamar em 2020
- KR 1: Aumentar a Receita Líquida em 30%
- KR 2: Aumentar Margem de Contribuição em 30%
OKR (Opreação)
- OKR 1: Tornar a Operação mais Lean e Rentável
- KR1: Redução do LeadTime em 25%
- KR2: Redução da Ociosidade em 15%
- KR3: Redução dos Defeitos em 50%
Qual período que devo utilizar para revisão dos OKRs?
Depende. É sempre importante avaliar o contexto de negócio em que sua empresa está inserido. Quanto mais dinâmico, recomenda-se que sejam períodos mais curtos, caso contrário, pode-se utilizar períodos mais longos. Porém, uma dica muito importante é que os objetivos estratégicos sejam mais longos, um ano por exemplo, enquanto os táticos sejam mais curtos, trimestrais por exemplo.
Engajamento através de ações e iniciativas
Uma vez estabelecidos os OKRs, é importante que as pessoas pensem em conjunto que ações e iniciativas devem ser tomadas para que os resultados estabelecidos sejam alcançados. Diferente do que fazíamos em um planejamento tradicional, onde as ações já vinham definidas ou da liderança estratégica ou dos gestores, nesta fase todas as pessoas são convidadas para pensar o que pode ser feito para que os objetivos sejam alcançados.
Quando se busca a colaboração de todas as pessoas, além de aumentar a responsabilidade e o engajamento, há um efeito direto na motivação e abre um amplo espaço para o desenvolvimento das pessoas.
Como devo acompanhar os OKRs?
Para realizar o acompanhamento dos OKRs você precisa estabelecer cadências recorrentes. Da mesma forma que fazemos daily meeting e review e retrospectiva no nível de times ágeis, também fazemos algo similar com OKRs, estabelecendo cadências de acompanhamento para o nível tático e estratégico para verificar o progresso ao longo do período e uma aferição ao final do período para saber se atingimos ou não.
Uma base de acompanhamento semanal ou quinzenal no nível tático é o suficiente para fazer a verificação dos KRs com os times, avaliar se as ações estabelecidas estão gerando o resultado esperado e adaptar caso seja necessário. Para um acompanhamento estratégico, pode-se usar uma cadência mensal, onde todas as áreas e equipes possam apresentar a evolução dos seus OKRs e estabelecer planos conjuntos ou realizar adaptações necessárias para que todos continuem apontando para o objetivo principal.
Sempre devemos lembrar ao final do período realizar uma retrospectiva, porque é através do processo de melhoria contínua que podemos aumentar as chances de estabelecer objetivos cada vez mais ousados e desafiadores, gerando resultados melhores para a empresa.
Posso mudar um OKR no meio do caminho?
Não estamos impedidos de mudar os OKRs, todavia, é importante que não se faça disso uma prática comum. Quando estabelecemos um planejamento temos um cenário em mente, mas quando algum evento não planejado afeta o atingimento do seu objetivo, é importante revisar o objetivo e os resultados-chave, porque isso é responder mudanças mais do que seguir um plano. Caso você perceba uma necessidade frequente de mudar os OKRs, talvez precise refletir melhor sobre o propósito seu negócio e de fato onde você quer chegar, pois se não sabemos onde queremos chegar, qualquer caminho serve.
Portanto, a implementação de OKR é uma das excelentes formas de se iniciar um processo de transformação ágil na empresa, porque além de uma nova forma de estabelecer e acompanhar objetivo, também abre caminho para o desenvolvimento do mindset ágil no nível executivo e tático da empresa, gerando mais comprometimento, engajamento e motivação em toda a estrutura.
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