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Ao longo das últimas décadas, organizações de praticamente todos os setores têm usado lean como meio fundamental para transformar realidades gerenciais, potencializar resultados e melhor aproveitar o potencial humano. Apesar disso, a metodologia pode gerar alguns desperdícios. O papel das organizações é conhecer e saber como diminuir os impactos que estes desperdícios podem causar. Quer saber quais são esses desperdícios e como sua empresa pode atuar para evitá-los? Então continue conosco pois é sobre isso que falaremos no artigo de hoje.
Desperdícios no Lean
Antes de falarmos nos desperdícios, é preciso entender realmente do que se trata a Filosofia Lean. Em uma tradução literal, o termo lean deve ser entendido como “enxuto”. Ou seja, trata-se de um método que institui o uso de nada além do que os recursos necessários para a realização de um determinado trabalho, etapa ou processo, evitando desperdícios.
Essa metodologia tem como ideia central maximizar o valor de entrega para o cliente e minimizar o desperdício. Simplesmente, Lean significa criar mais valor para clientes com menos recursos. O objetivo final sempre será o de fornecer valor perfeito ao cliente. É uma filosofia de gestão focada na redução dos sete tipos de desperdícios, que é qualquer atividade que consome recursos, mas não traz valor para o cliente.
Entendido o que a filosofia Lean representa, você deve estar se questionando porque existem desperdícios em uma metodologia criada para evitá-los, não é mesmo? Bom, é preciso ter em mente que nem todas as atividades de desperdício podem ser eliminadas do seu processo de trabalho. Algumas delas são necessárias, como por exemplo testes de um software, nem todos os clientes estão dispostos a pagar, mas é de extrema importância para garantir a qualidade da entrega.
Na realidade, as atividades que geram entrega de valor para o cliente são de uma proporção muito pequena em relação a todo processo de trabalho. É necessário que a empresa foque em diminuir ao máximo os desperdícios.
Para aplicar melhor e maior entendimento nessa proposta, a filosofia Lean identifica 7 tipos de desperdícios:
- Transporte: transferência de informações entre os departamentos da empresa e diversos sistemas, barreiras de segurança ao fluxo de informações.
- Superprocessamento: Acréscimo de mais trabalho a determinadas operações, dados redundantes, transações desnecessárias, relatórios não utilizados, recursos de softwares dos quais o usuário não precisa.
- Inventário: compra de ferramentas online que o time raramente usa, excesso de informações causando problemas de busca e controle de versão, excesso de backlog.
- Defeitos: produção de produtos defeituosos ou erros humanos, erro na coleta de dados, informações incorretas que resultam em decisões inadequadas.
- Movimentação: movimentações humanas desnecessárias para cumprir uma tarefa, muitas reuniões, esforço extra para encontrar informações, mudanças constantes de prioridades.
- Superprodução: quantidade de produção superior a demanda, excesso de e-mails, relatórios que não são lidos ou são ignorados.
- Espera: esperas desnecessárias dentro do processo, espera pela aprovação da alta gerência, parada de sistema.
A redução ou eliminação de um desperdício pode ser dividida em dois desafios: a busca pelo problema e o desenvolvimento da solução. Quando é segmentada a função operacional por parte dos colaboradores e a responsabilidade por detectar e solucionar problemas pela gestão, há uma perda de potencial de melhoria.
Os colaboradores, que são aqueles que têm contato direto com o processo, sabem suas nuances e enxergam problemas que podem ser convertidos em possibilidades de melhoria. Eles devem ser treinados, estimulados e desafiados a olharem processos com senso crítico, a partir do conhecimento circunstancial de suas atividades. Com o aproveitamento do conhecimento dos colaboradores de linha de frente, a organização fica munida de problemas e soluções para serem trabalhadas e implantadas.
Uma das abordagens que o Lean propõe, que pode ser útil para identificar os desperdícios é a visita ao Gemba. Que é uma técnica utilizada para acompanhar onde o trabalho real ocorre. Desta maneira, você pode observar diferentes processos em ação e ver onde estão as atividades de desperdício.
Utilizado para indicar que as pessoas, cujo trabalho é a produção, estão em um bom lugar para fazer melhorias no processo. Ou seja, Gemba pode ser qualquer local de trabalho, onde a ação acontece e fatos podem ser encontrados. Portanto, ir ao Gemba é ir ao local onde os processos são verdadeiramente realizados. Isso é extremamente importante para entender as possíveis oportunidades de melhoria, visto que as pessoas que estão ali lidam todos os dias com os processos que acontecem. Muitas vezes gestores falham na tomada de decisões pois ignoram essa parte importante da produção. Desprezam todo o conhecimento que pode ser adquirido ao conversar com aqueles que veem o processo acontecer todos os dias, que conhecem as falhas e que podem ter ideias que resolverão os problemas.
Bom, como vimos conseguir diminuir os desperdícios que acontecem no dia a dia de uma organização é um dos requisitos mais importantes para construir uma empresa de sucesso. Para isso, é fundamental que as empresas reconheçam que desperdícios acontecem e sempre vão ocorrer, sendo imprescindível construir estratégias para identificar e saber agir para diminuir os seus impactos. E é por isso, que adotar a metodologia Lean é deve ser uma das prioridades para as organizações que desejam se manter competitiva no mercado.
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